1.Teknik Kuadran Prioritas
Skala prioritas merupakan tingkatan kebutuhan yang harus dipenuhi berdasarkan kepentingannya, mana yang harus di dahulukan.
Tujuannya agar dalam menyelesaikan urusan, kita dapat melihatnya dengan jelas, memahami pentingnya pekerjaan kita supaya tidak memberikan dampak buruk pada orang lain, menguasai pekerjaan, mana yang harus dikerjakan dahulu dan mengurangi procrastination.
Walau nampaknya mudah, namun untuk memahami apa yang menjadi prioritas ternyata banyak jebakan betmennya. Seperti menentukan mana yang sebenarnya prioritas pertama dan berikutnya. Namun, seiring waktu akan lebih mengerti.
Bukan berarti semua masalah dapat terpecahkan sekaligus. Misal kita memiliki masalah, namun kendalanya adalah psikis dan mental. Maka itu sambil jalan diobati. Kadang kendala tersebut walau tak nampak secara fisik, namun mempengaruhi hasil dalam menyelesaikan urusan atau pekerjaan.
Langkah yang harus dilakukan
- Analisis dan buatlah list urusan atau pekerjaan sehari-hari, mana yang masuk kuadran 1-4. Dalam hal ini anda bisa gunakan prioritas sebagai capaian dan parameter.
- Jangan stress dan panik, tidak perlu merasa semua kebutuhanmu harus dimasukkan saat itu juga.
- Evaluasi setelah anda menjalani, mana yang harus dirubah atau dipertahankan.
- Pertimbangan mana yang jadi prioritas adalah tentang nilai dari urusan tersebut. Nilai yang tanggungan resikonya besar masuk kuadran 1 seperti ada tenggat deadline.
- Kalau mau multi tasking, silahkan lakukan tapi bukan dipekerjaan besar. Lebih baik pada pekerjaan yang tidak memerlukan fokus tinggi. Contoh masak sambil mendengarkan poadcast sambil muter cucian pada mesin cuci.
- Jangan menunda supaya pekerjaannya tidak menumpuk. Masukan list yang sudah dibuat tadi dengan membuat jadwal harian, pekanan, bulanan.
- Menjadi produktif adalah kuncinya. Alias kalau tidak rajin, tidak akan selesai semua urusan dengan tepat waktu.
2. Teknik lanjutan dari kuadran prioritas yaitu Cut Off time atau kandang waktu.
Teknik ini harus sudah menguasai dasar tentang skala prioritas dahulu dan mengenali apa yang penting untuk diri sendiri dan tidak (deal dengan diri sendiri). Kelebihan Cut off time atau kandang waktu adalah
Pada eksekusi pekerjaan.
- Pada area kelompok waktu dengan urgensi penting tidak berdesak-desakan, jadi area kelompok waktu penting hanya untuk mengerjakan yang penting-penting.
- Pada pekerjaan yan tidak penting dikerjakan setelah area waktu penting selesai.
Prinsip pertama PUT FIRST THINGS FIRST Yang pertama menjadi utama & prioritas.
Prinsip kedua ONE BITE AT A TIME Sedikit mengunyah, jangan bernafsu menelan semua.
Prinsip ketiga DELEGATING Delegasikan hal-hal yang tidak penting dan tidak mendesak.
Cut of time dalam hal ini mengelompokkan aktivitas sesuai urgensi dikandang waktu tertentu, misalnya membagi waktu sehari menjadi 3 bagian :
- Pada pagi hari jam 8-3.30 sore : memasak untuk makan siang, aktivitas bisnis atau membuat proges project. List pekerjaan urgen masuk di area jam ini.
- Sore hari jam 3-6 sore : biasanya waktunya berberes rumah, memasak makan malam, olah raga sore atau rutinitas lain. List area yang rutinitas dan tidak urgen masuk ke jam-jam ini. Sehingga lebih santai, biasanya adalah rutinitas sehari-hari.
- Diatas jam 6 sore : waktunya untuk diri sendiri dan keluarga seperti belajar, mengaji, zikir, nulis, nyeketsa, bikin planning dst. Hal-hal yang masuk dalam list untuk dampak jangka panjang.
Itu contoh 3 waktu harus ngapain saja.. bisa juga dibuat 4 waktu.
Jadi misal mager cuci baju, mager sterika, mager apapun. Kalau sudah waktunya produktif ya akan lebih mudah menjalani. Karena sudah membentuk habit. Jangan tiba-tiba jadi power hari ini, besoknya mager. Jadi kerjakan segigit demi segigit. Biar tidak kecewa karena tidak berhasil. Entah itu skripsi, project dan seterusnya. Ini latihan konsistennya tahunan.
3. Teknik Bullet Journal atau Bujo
Karena saya juga menggunakan journaling jadi saya masukkan ini sebagai salah satu teknik. Teknik ini ditemukan oleh Ryder Caroll, seorang designer product, kelahiran Wina Austria dan tinggal di New York.
Ryder didiagnosa ADHD dan kesulitan konsentrasi, dan untuk mengatasi kesulitannya ia menemukan Bullet journal ini dan banyak teman-temannya terbantu untuk konsentrasi setelah ia menemukan Bujo semenjak 2011. Booming ditahun 2013 melalui sosmed lewat Bullet journal.
Hmm untuk ini akhirnya saya mengembangkan menjadi beberapa journal, seperti journal daily dan journal Al Qur'an.
Kelebihan dari metode ini adalah
- Decluttering pikiran. Manusia memiliki 50 ribu pikiran setiap hari. Ruwet kan? Rapikan dengan nge-Bujo aja adalah salah satu jalan ninja.
- Fokus pada yang diminati dan dipecah pada kegiatan kecil-kecil. Jadi sangat membantu jika membutuhkan terapi hati dan pikiran.
- Menciptakan mental inventory. Terstruktur, ide-ide liar enggak karuan kita iket. Karena selalu ada juga cuan dibalik ide.
- Berkreasi dengan berbagai sentuhan art yang dapat dikembangkan. Melatih motorik halus. Salah satu cara merawat memory kita agar baik sampai tua.
4. Teknik Eat the frog
Nah, ini metode nggak bisa seloowđź’… cantik, nggak semua hari-hari indah dan menyenangkan. Kadang ada rusuh. Jadi telan aja bulat-bulat itu kerjaan. Ini teknik untuk kalian yang kerjaannya menumpuk banget.
Teknik eat the frog. Makan aja kodoknya. Kodok mana yang gede, telan duluan. Kodok mana yang bikin hari kita susah, makan aja. Dah nggak usah mikir galau-galauan, misal nih yang pada skripsi sering mengalami block ide, udah hajar aja sebiasanya jangan ada penundaan, dari pada ketemu dosen nggak ad proges. Tentu maksud makan kodok ini bukan kodok betulan ya, tapi dia adalah perumpamaan dari masalah atau tugas yang kita hadapi.
Teknik untuk level pekerjaan yang besar dan tersulit. Teknik ini dibahas dalam buku Eat That Frog! oleh Brian Tracy. Kelebihan metode ini adalah
- mengatasi keinginan untuk menunda pekerjaan
- mampu melakukan berbagai pekerjaan dalam waktu yang singkat.
5. Teknik Pomodoro
Adalah teknik yang dikembangkan oleh Francesco Cirillo apda akhir 1980-an. Nama Pomodoro sendiri terinspirasi dari timer untuk oven berbentuk tomat yang digunakan oleh Cirillo.
Nah saya menggunakan teknik ini untuk laser focus. Tapi laser focus nggak bagus jika dipakai seharian penuh, bisa pening kepala. Jadi intinya adalah fokus, lalu istirahat pendek lalu fokus lagi dan seterusnya. Namun, tak semua pekerjaan bisa dengan teknik ini dan tak semua orang cocok melakukan pekerjaan dengan sprint.
Caranya
- Pilih tugas yang mau dieksekusi dan siapkan timer.
- Setel timer selama 25 menit, dan fokus pada satu tugas hingga timer berdering. Selesai 1 interval pomodoro (Catat apa saja yang sudah dilakukan jika diperlukan).
- Kemudian nikmati istirahat lima menit.
- Lanjutkan sampai empat pomodoro, istirahat 15-30 menit lebih lama untuk memulihkan tenaga.
Sprint untuk kerja selama 25 menit adalah inti dari metode ini. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat menggunakan teknik ini
- Jika suatu tugas membutuhkan lebih dari empat pomodoro, tugas itu perlu dibagi menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Berpegang pada aturan ini akan membantu memastikan membuat kemajuan yang jelas pada proyek.
- Tugas apa pun yang membutuhkan kurang dari satu Pomodoro harus digabungkan dengan tugas sederhana lainnya. Misalnya, benahin barang sambil menyapu atau cuci piring dan cek stock lemari es sambil merapikan.
- Jika terjadi gangguan yang tidak dapat dihindari, istirahatlah selama lima menit dan mulai lagi.
6. Pakai teknologi : saya pakai Notion
Ada banyak teknologi yang bisa membantu kita untuk mengelola waktu. Saya pakai aplikasi produktivitas yang gado-gado dalam satu wadah. Bisa dibuka dengan webnya juga. Dulu pernah pakai aplikasi sejenis, tapi perusahannya udah bangkrut kayaknya. Ada wishlist. Eit.. kalau ad yang pernah pakai, apakah masih ingat. Dia bisa coret coret to do listnya dan sangat simple tampilannya. Cukup lama rupa rupanya.
Notion memudahkan terutama untuk
- menyelesaikan project. Menyimpan link link penting, mencatat ide cepat. Brackdown pekerjaan per step yang sudah ditentukan dan lain sebagainya.
- Banyak template tersedia. Asik gitu bisa dapet gambar-gambar untuk headlinenya tanpa download dari laman lain. Jadi secara visual bisa cepat untuk menandai.
- Bisa terintegrasi email, google calendar, hingga Typeform.
- Kekurangannya, bingung kalau pertama makai langsung pengen memasukkan semua masalah hidup dalam aplikasi ini. Jadi harus bertahap mengenali fiturnya.
Catatan Kaki